O jakości swoich mebli producenci potrafią mówić bardzo dużo: dobry materiał, świetny projekt, trwałość, staranne wykonanie. Znacznie rzadziej pojawia się słowo „bezpieczeństwo”. Tymczasem trudno uznać sofę za naprawdę dobrą, jeśli nie wiemy, czy jest bezpieczna dla użytkownika.

Właśnie ten obszar porządkuje unijne rozporządzenie GPSR (General Product Safety Regulation) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów, które jest stosowane od 13 grudnia 2024 r. Obowiązki wynikające z GPSR dotyczą producentów, importerów i dystrybutorów, zarówno przy sprzedaży stacjonarnej, jak i online oraz produkcji seryjnej i na indywidualne zamówienie.

GPSR to nie tylko dokumentacja

Najwięcej obowiązków GPSR nakłada na producenta, ponieważ to on odpowiada za wprowadzenie produktu na rynek. Musi m.in. przeprowadzić analizę ryzyka, sporządzić dokumentację techniczną, odpowiednio oznaczyć produkt oraz wdrożyć zasady reagowania na incydenty związane z bezpieczeństwem produktów.

W praktyce GPSR oznacza coś więcej niż samo przygotowanie dokumentacji – świadome zarządzanie bezpieczeństwem produktu, które powinno być częścią codziennego działania firmy, a nie tematem uruchamianym dopiero wtedy, gdy pojawia się problem. Obejmuje to jasny podział zadań, sprawny przepływ informacji i zasady reagowania na sygnały o problemach z produktem.

Procedury nie wystarczą

Wyobraźmy sobie prostą sytuację. Do firmy wpływa reklamacja dotycząca zacinającego się mechanizmu rozkładania sofy. Pierwsze pytanie brzmi: czy mamy do czynienia wyłącznie z wadą jakościową, czy już z problemem dotyczącym bezpieczeństwa użytkowania produktu? Czy sprawę należy odnotować w wewnętrznym rejestrze skarg? Czy potrzebna jest szersza analiza ryzyka? A co ze zgłoszeniem przez portal Safety Business Gateway?

W dobrze przygotowanej firmie taka sytuacja nie powinna uruchamiać gorączkowego ustalania, kto ma się nią zająć i co zrobić dalej. Powinno być jasne jakie informacje trzeba zebrać i kto podejmuje decyzję o kolejnych krokach.

Tyle w teorii, bo w praktyce często pojawia się chaos. Procedury nie istnieją albo istnieją, ale pracownicy nie mają pojęcia, jak z nich korzystać. Dlatego tak ważne są szkolenia i praktyczne przełożenie zasad na codzienną pracę. Chaos organizacyjny również ma swoją cenę. Zabiera czas, utrudnia szybkie działanie i może odbić się na wizerunku firmy. O tym koszcie mówi się jednak znacznie rzadziej niż o kosztach wdrożenia.  

Bezpieczeństwo też buduje markę

Mimo że GPSR obowiązuje już od ponad półtora roku, w kancelarii wciąż spotykamy się z przekonaniem, że jego wdrożenie to wyłącznie kolejny koszt. Co ciekawe, firmy chętnie podkreślają, że ich meble są premium, bo powstają ze świetnych materiałów i są dobrze zaprojektowane. Dlaczego więc do tej opowieści nie dodać bezpieczeństwa?

Bezpieczeństwo może być przecież takim samym wyznacznikiem jakości jak design czy trwałość. Wiedzą o tym duże marki, takie jak IKEA czy Forte, które od lat komunikują bezpieczeństwo jako jeden z elementów jakości swoich produktów. Nie oznacza to jednak, że jest to temat zarezerwowany dla największych graczy ani że wymogów GPSR nie da się wdrożyć w MŚP. Wdrożenie inaczej wygląda w firmie 500+, a inaczej w przedsiębiorstwie zatrudniającym 25 osób. W mniejszej firmie rozwiązania mogą być prostsze, ale nadal skuteczne.

Nie warto czekać na konkurencję

I tu pojawia się obserwacja z praktyki: część producentów czeka z wdrożeniem wymogów GPSR, aż konkurencja zacznie działać jako pierwsza. Uważam, że to zachowawcze podejście, bo firma traci wtedy szansę, by wykorzystać ten obszar biznesowo i pokazać się jako odpowiedzialny producent. Jeśli inwestuje w badania, kontrolę jakości, procesy i szkolenie zespołu, to nie jest to wyłącznie koszt dostosowania do przepisów. To również sposób na budowanie zaufania i wizerunku odpowiedzialnego producenta.

Więcej o obowiązkach wynikających z GPSR i ich praktycznym wdrożeniu w branży meblarskiej opowiem podczas webinaru organizowanego przez kancelarię Pawlak Królikowski 23 września o godz. 10:00.

Zapraszam do udziału.

Anna Berendt – radczyni prawna w kancelarii Pawlak Królikowski w Poznaniu, specjalizująca się w obsłudze przedsiębiorców z branży meblarskiej oraz zagadnieniach związanych z bezpieczeństwem produktów. Prowadzi audyty zgodności i interdyscyplinarne projekty wdrożeniowe, realizowane wspólnie z ekspertami z obszaru technologii i nauki. Wspiera firmy przy wdrażaniu rozporządzenia GPSR, wprowadzaniu produktów na rynek oraz reagowaniu na incydenty bezpieczeństwa. Członkini Wood & Furniture Compliance Club, Grupy Roboczej „Wnętrza przyszłości” Wielkopolskiego Forum Inteligentnych Specjalizacji, prelegentka podczas wydarzeń i targów branżowych.